Пояснительная записка о неисполнении служебных обязанностей является частью кадрового документооборота, применение которой регламентировано ст. 193 Трудового кодекса РФ. Какие особенности имеет этот документ и на что следует обращать внимание при его составлении?
- Какие существуют типы объяснительных записок?
- Какова стандартная структура объяснительной записки?
- Заключение
Какие существуют типы объяснительных записок?
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей используется в качестве дисциплинарного документа, который работодатель требует от сотрудника, совершившего нарушение.
Объяснительные записки как юридически значимые документы могут быть следующих основных видов:
- объяснительная записка о задержке на работе;
- объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте более 4 часов;
- объяснительная записка об ошибке в работе.
Пример объяснительной записки о задержке на работе можно бесплатно скачать, кликнув на изображение ниже:
Причина, по которой составляется объяснительная записка, является примером невыполнения должностных обязанностей. Поэтому, если сотрудник совершает проступок, работодатель должен требовать от него объяснительную записку не о невыполнении должностных обязанностей в целом, а о конкретном проступке.
За невыполнение должностных обязанностей работодатель может применить к работнику дисциплинарные меры: замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям.
Как привлечь работника к ответственности за невыполнение должностных обязанностей, подробно объяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, вы можете получить пробный демо-доступ бесплатно.
Хотя поводы для составления объяснительной записки могут быть различными, а содержание часто уникально, структура документа обычно одинакова. Рассмотрим типичную структуру.
Какова стандартная структура объяснительной записки?
Рекомендуется включать в объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей следующие элементы:
- дату составления и название документа (с указанием конкретного проступка);
- сведения о составителе и получателе (ФИО, должности, подразделения);
- текст, описывающий подробности проступка;
- подпись составителя;
- подпись или отметку кадровой службы о получении записки.
Ключевым элементом является текстовый блок, где разъясняются детали проступка. Здесь важно:
- точность фактов (даты, время, места событий);
- указание реальных причин проступка, что может изменить позицию работодателя;
- изложение обстоятельств в официально-деловом стиле.
Корректно составленная объяснительная записка является юридически значимым документом, который работник может использовать для защиты своих прав в Трудинспекции или суде, доказав, что он своевременно предоставил все необходимые разъяснения.
Как провести служебное расследование по факту нарушения трудовой дисциплины работником, можно узнать в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно перейдите в Готовое решение.
⏱ 4 минуты полезного чтения
Когда требуется объяснительная записка
Объяснительные записки необходимы в двух случаях.
Наиболее часто руководитель требует объяснительную, когда сотрудник совершил проступок: опоздал, прогулял или допустил другие нарушения. Грамотно составленный документ поможет объяснить работодателю причины проступка.
Для применения любого дисциплинарного взыскания должна быть соблюдена определённая процедура.
- Сначала работника уведомляют о необходимости написать объяснительную. На это дается два рабочих дня.
- Если сотрудник не уложится в срок или не предоставит объяснительную, работодатель составит акт об её отсутствии.
Отказ от написания объяснительной не освобождает от дисциплинарного взыскания, а лишь усложняет процедуру. Работодатель не вправе просто издать приказ о выговоре без объяснительной, так как сотрудник имеет право представить свои аргументы в защиту или признать свою вину. Именно для этого и нужны объяснительные записки.
Напомним, что в Трудовом кодексе предусмотрены три вида взысканий: замечание, выговор и увольнение. Срок действия взыскания — один год с даты издания приказа. Если в течение этого срока не было нового взыскания, оно автоматически снимается.
Несмотря на то, что лишение премии не указано среди видов взысканий, сотрудник может лишиться премии в некоторых случаях. Работодатель имеет право указать наличие дисциплинарного взыскания как одно из условий для начисления премии. Это должно быть зафиксировано в трудовом или коллективном договоре либо в локальном нормативном акте компании.
Также объяснительные записки нужны, если в неприятной ситуации участвуют несколько лиц, и работодателю необходимо понять, что произошло. Тогда объяснительные запросят не только у непосредственных участников, но и у свидетелей.
Как написать объяснительную
Установленной формы для объяснительной нет. Она может быть написана от руки или напечатана в произвольной форме. Также кадровик может предоставить бланк, принятый в компании.
Рекомендуется писать объяснительную кратко, без эмоций, простыми предложениями. Остроумные фразы, троллинг работодателя и сложные конструкции только навредят делу. Пишите только по существу: что, где, когда.
Структура
1. В верхнем правом углу листа укажите должность руководителя и название организации. Ниже – свою фамилию, имя, отчество и должность.
2. Ниже в середине листа напишите название документа «Объяснительная».
3. В тексте опишите суть произошедшего, причины и свою роль в ситуации. Если участвовали другие лица, их тоже укажите. Опишите последствия нарушения. В некоторых случаях это может помочь смягчить ответственность, например, если негативные последствия от нарушения незначительны или отсутствуют. Укажите место, где вы пишете объяснительную, если вы, например, находитесь на больничном. Если объяснительная пишется по устному указанию, это тоже следует отразить.
4. Укажите дату, город, полное ФИО и подпишите документ.
5. Приложите к объяснительной максимум документов, подтверждающих ваши слова: справки от врача, акты о ДТП и др. Документы, подтверждающие вашу вину, вы предоставлять не обязаны.
Отказ от объяснительной
Сотрудник имеет право отказаться от объяснений. В этом случае работодатель созывает комиссию из минимум трёх человек, которая составляет акт. С этим актом сотрудника знакомят под подпись. Если он отказывается, комиссия отражает это в акте.
Отказ от объяснительной обычно воспринимается негативно и приводит к конфликту с работодателем. Начальство вряд ли решит, что сотрудник переживает из-за случившегося, вынес урок и проступок не повторится. Кроме того, отказ от написания объяснительной может усложнить оспаривание взыскания.
Актуальные вакансии
- Поиск сотрудников
- Информация о компании
- Поддержка
- Наши вакансии
- Реклама на сайте
- Требования к программному обеспечению
- Безопасный HeadHunter
- Партнёрские программы
- Инвесторам
- Каталог компаний
- Работа по профессиям
- Работа рядом с метро
- Готовые резюме
- Все сервисы
- Профориентация
- Продвижение резюме
- Хочу у вас работать
- Производственный календарь
- Экспертные рекомендации
- Рынок труда
- Жизнь в компании
- ИТ-проекты
- Рейтинг работодателей России
- Карьера для молодых специалистов
- Школа программистов
- Карьера в некоммерческих организациях
- Этика и комплаенс
- Оказание услуг
- Использование сайтов
- Защита персональных данных
- Пользовательское соглашение
На сайте hh.ru используются рекомендательные технологии (информационные технологии предоставления информации на основе сбора, систематизации и анализа сведений о предпочтениях пользователей сети «Интернет», находящихся на территории Российской Федерации)
Пример объяснительной записки: об опоздании на работу и других случаях
Руководитель группы «Зарплата и кадры» портала buhsoft.ru. Опыт работы в коммерческой бухгалтерии более 7 лет. Более 3 лет — в бюджетном секторе и в разработке бухгалтерского ПО.
Объяснительная записка — это письменные объяснения сотрудника о причинах поступка, грозящего дисциплинарным взысканием. В статье представлены примеры записок от сотрудников, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.
С легкостью оформляйте кадровые документы с помощью следующих справочников, доступных для скачивания:
Полный справочник кадровых документов организации Скачать бесплатно
Образец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте Скачать бесплатно
В рамках трудовых отношений и кадрового документооборота вопрос о том, как написать объяснительную записку, возникает в ситуациях, когда от работника требуются письменные объяснения по поводу его действий или бездействия. Обычно это связано с нарушениями в трудовой деятельности. Например, сотрудник обязан представить письменное объяснение при длительном отсутствии на рабочем месте, при невыполнении указаний руководителя или при совершении иных виновных или аморальных поступков.
Образец объяснительной записки необходим каждому работодателю, так как это обязательный документ для принятия решения о дисциплинарном взыскании или для определения отсутствия вины работника. Однако типовой бланк не закреплен законодательно. Поэтому каждый работодатель разрабатывает свою форму для письменных объяснений сотрудников, часто используя рекомендованные шаблоны. Далее в статье приведены примеры объяснительных записок для различных рабочих ситуаций.
Правильно составленная записка может избавить работника от дисциплинарной ответственности.
Дополнительные справочники по управлению персоналом
После ознакомления с образцом объяснительной записки, обратите внимание на следующие справочники, они помогут в работе:
Новые размеры пособий в 2022 году: таблица выплат Скачать бесплатно
Памятка по срокам обязательных выплат сотрудникам Используйте в работе
Далее в статье представлены рекомендации по написанию объяснительной записки, а также примеры документов, составленных сотрудниками в разных ситуациях.
Кадровые документы онлайн
Одним из самых распространенных нарушений, требующих объяснения, является отсутствие на рабочем месте, включая опоздания и прогулы. В таких случаях для решения вопроса о привлечении к дисциплинарной ответственности необходимо определить, было ли пропущенное время рабочим по графику сотрудника. Это несложно сделать, если у работодателя стандартная пятидневная рабочая неделя. Однако в нетипичных случаях график работы может быть сложным для составления и анализа, например, при гибком графике, неполном рабочем дне или ненормированном рабочем времени.
- Комплект документов для увольнения за прогул
- Комплект документов для увольнения в связи с утратой доверия
- Как применить дисциплинарное взыскание
Шаблон объяснительной записки
Несмотря на то, что обойтись без образца объяснительной записки невозможно, трудовое законодательство не устанавливает для этого документа типовой шаблон. Разработка формы оставлена на усмотрение работодателей, которые часто используют готовые бланки. Пример объяснительной записки для различных ситуаций можно бесплатно скачать далее по тексту, но важно проверить обязательные элементы, которые должны присутствовать в бланке.
- Документ должен быть адресован руководителю компании.
- Бланк заполняется сотрудником собственноручно.
- Необходимо указать фамилию, инициалы и должность работника, предоставляющего объяснения.
Каждый работодатель должен знать, как правильно составить объяснительную записку, поскольку это необходимый документ для наложения дисциплинарных взысканий.
По ссылке ниже можно бесплатно скачать шаблоны для получения письменных объяснений от работников.
Образец объяснительной записки о невыполнении указаний руководителя. Скачать бесплатно
Образец объяснительной записки о прогуле Скачать бесплатно