Бухгалтеры иногда сталкиваются со сложностями в понимании новых изменений в законодательстве или толковании писем от Минфина или ФНС. В таких ситуациях им требуется дополнительная информация. Как правильно составить письменный запрос в налоговую? Ответы на эти вопросы предоставляет государственный налоговый инспектор Анна Дынкина.
Из первых уст
Личные или телефонные консультации по налогам доступны в налоговой инспекции. Представителям налогоплательщиков необходимо иметь оформленную доверенность, а лично обращающимся налогоплательщикам потребуется документ, удостоверяющий их личность. Если у налогового инспектора нет причин для отказа, он должен дать ответ сразу же. Согласно Пункту 27 Регламента, для устного ответа предоставляется временной период в 15 минут (или 30 минут, если требуется предварительная подготовка). Исключение составляет период за пять рабочих дней до сдачи налоговых деклараций, в этом случае на подготовку устного ответа предоставляется 2 часа.
Для получения ответа на вопрос налогоплательщика можно изучить существующие информационные ресурсы, такие как Налоговый кодекс, информационные стенды, расположенные в налоговых инспекциях, а также действующий Регламент ФНС.
Если устное обращение на конкретную ситуацию требует представления нормативного обоснования или если полученная по телефону информация недостаточна, согласно пунктам 33 и 34 Регламента, инспектор обязан предложить налогоплательщику направить обращение в письменной форме.
Как правильно составить и отправить в налоговую частный запрос
Подготовка обращения в налоговую инспекцию
Осторожные главные бухгалтеры предпочитают не только и не столько обращаться за консультацией к юристам, сколько к налоговым специалистам. Даже если их позиция не выгодна компании. Последуя советам инспекторов, можно избежать чрезмерного внимания и претензий со стороны. Наше исследование показало, что главные бухгалтеры чаще всего обращаются за советом по телефону или в личной беседе. Однако такой вариант не безопасен: если сотрудник налоговой не разбирается в вопросе, то сложно будет доказать, что вы следовали его рекомендациям. Поэтому письменное обращение в налоговую инспекцию стоит подать на бумаге или в электронном виде, соблюдая правила корреспонденции с государственными органами.
Преимущества письменного обращения перед устным
Представляем вам свежий пример. Судебные процессуальные органы отклонили иск иностранной компании о возврате НДС, поскольку истек срок в три года. Компания приобрела активы у российского предприятия в 2009 году, однако заявку на возврат НДС подала только в 2013 году, когда зарегистрировала свое представительство в России. В своем действии компания опиралась на разъяснения государственных и налоговых органов (письма Министерства финансов России от 8 декабря 2010 года № 03-07-11/479, от 14 декабря 2011 года № 03-07-14/124, письмо Федеральной налоговой службы России по городу Москве от 23 декабря 2009 года № 16-15/135777). В указанных письмах было ствердительно сказано, что возврат НДС невозможен без налоговой базы и суммы налога к уплате в данном налоговом периоде. Судебные процессуальные органы, однако, не отменили наложение штрафов и пени. Они указали на то, что уже несколько лет назад этот вопрос был решен Президиумом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в постановлении от 3 мая 2006 года № 14996/05. В данном постановлении указывается, что для осуществления возврата НДС достаточно включить приобретенный товар в учет на основании счетов-фактур, выставленных продавцом. То есть возможность возврата НДС была с момента регистрации иностранной компании как собственника недвижимости в налоговой системе. Компания должна была знать о данном решении и руководствоваться им в своем учете. Однако, она этого не сделала (постановление Московского окружного арбитражного суда от 28 января 2015 года по делу № А40-4087/14).
Если в запросе налоговой инспекции компания предоставила неполные или недостоверные данные, то даже официальные разъяснения не помогут избежать наказаний. Чтобы избежать проблем, следует детально описать ситуацию и объяснить причины возникшей сложности.
Необходимые сведения и способы отправки запроса
Если в запросе отсутствует необходимая информация о заявителе, то налоговики могут вернуть документы или отказаться отвечать на вопрос. Регламент предусматривает несколько таких случаев. Если обращение составлено от лица компании, то в шапке должно быть указано её полное наименование, ИНН и почтовый адрес (e-mail). А если запрос отправляется от физического лица, то в шапке должны быть указаны фамилия, имя и отчество (при наличии), почтовый адрес и подпись. Индивидуальные предприниматели также должны указать свой ИНН (согласно пункту 27 Регламента).
Для того чтобы предотвратить возможные нарекания со стороны инспекторов, в вашем запросе следует использовать официальные термины, указанные в нормативно-правовых актах. Например, если вы задаете вопрос о НДФЛ, избегайте использования слова «сотрудник» и предпочтительнее используйте термин «работник». Кроме того, не рекомендуется обращаться к себе как к компании, лучше использовать термины «организация», «налогоплательщик» или «налоговый агент».
Каждое утверждение подтверждайте ссылками на законы и Налоговый кодекс. Кроме того, рекомендуется указывать нормы, согласно которым налоговые инспекторы обязаны предоставлять разъяснения налогоплательщикам. Цитируйте статью 10 Закона РФ от 21 марта 1991 года № 943–1 «О налоговых органах Российской Федерации», подпункт 1 пункта 1 статьи 21, пункт 1 статьи 32, статью 80 части первой Налогового кодекса РФ, а также Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».