Особенности списания поврежденного товара и материала

Любая компания, занимающаяся оптовой или розничной торговлей по ОКВЭД, сталкивается с необходимостью списания поврежденного или просроченного товара. Термин «естественная убыль» товара подразумевает, что некоторые товары невозможно реализовать на рынке по указанным причинам. Однако часто случаются ситуации, когда продукция на складе портится из-за неправильной транспортировки или халатности работников склада или логистики – это выходит за рамки термина. Для правильного учета продукции бухгалтеру необходимо знать, как корректно списать товар, какие проводки использовать и как защитить репутацию компании при налоговой проверке.

Для правильного списания необходимо разделить процесс на следующие этапы:

1. Оформление акта надлежащим образом;
2. Для целей налога на прибыль делим товар на категории (списание испорченного по вине работника товара (важно: признал вину или не признал; было ли решение суда или не было), по причине чрезвычайных ситуаций, с истекшим сроком годности (в рамках норм естественной убыли);
3. Выбираем соответствующие проводки на основе пунктов «1» и «2».

Как учитывать списываемый товар?

Для налога на прибыль бухгалтер должен отнести списываемый товар в соответствующую категорию. Так, если товар:

1. Списывается из-за истекшего срока годности, его лучше отнести к прочим расходам (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина от 24.12.2014 N 03-03-06/1/66948, от 20.12.2012 N 03-03-06/1/711)
2. Поврежден по вине работника, он относится к внереализованным расходам (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). Важно учитывать, признал ли работник вину без судебного вмешательства или компенсация взыскивается принудительно. В первом случае нужно указать дату подписания соглашения о возмещении ущерба, во втором – дату вступления в силу судебного решения. Это поможет избежать несоответствий в документации.
3. Необходимо списать товар или материал из-за чрезвычайной ситуации (например, природные катаклизмы или пожар). Такой товар лучше отнести к внереализованным расходам. Юридическое лицо должно подтвердить факт чрезвычайного происшествия документом, таким как протокол осмотра МЧС (для стихийных бедствий) или протокол осмотра противопожарной службы. Это правило регулируется Письмом Минфина от 29.12.2015 N 03-03-06/1/77005
4. Списывается в рамках норм естественной убыли, он относится к материальным расходам (ссылаясь на Письма Минфина от 06.07.2015 N 03-03-06/1/38849, от 23.05.2014 N 03-03-РЗ/24762)

Эти правила применимы в рамках общего режима налогообложения. Если организация использует УСН, то в расходы можно отнести только порчу оплаченных товаров или материалов в пределах норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). В остальных случаях (истечение срока годности, порча работником и т.д.) отнесение в расходы является нарушением.

Какие проводки нужно использовать?

Для каждого конкретного случая списания товара разработаны наиболее оптимальные варианты проводок. Их рекомендуют ведущие эксперты в области бухгалтерского учета и налогообложения:

1. Если списана стоимость испорченных (просроченных) товаров (материалов), рекомендовано использовать проводку Д
2. Если списание порчи находится в пределах норм естественной убыли, используйте проводку Дт 44 — Кт 94;
3. Когда стоимость испорченных товаров (материалов) возложена на виновных лиц, используйте проводку Дт 73 (76) — Кт 94;
4. Когда стоимость испорченных товаров (материалов) взыскана с виновного лица, используйте проводки Дт 50 (51, 70) — Кт 73 (76);
5. Если сверхнормативная порча списана в расходы, применяйте проводку Дт 91 — Кт 94.

Мы подробно описали процесс списания непригодного к продаже товара для наших клиентов по услуге «аренда 1С Предприятие 8.3». Любая ошибка в этом процессе может привести к штрафам и другим неприятностям, таким как налоговые проверки, для организации. Единственное, на что мы не обратили внимания – это качество проведенной инвентаризации.

От того, насколько добросовестно она проведена (если вообще была проведена), будет зависеть, столкнется ли бухгалтерия и руководство фирмы с выездными налоговыми проверками, недостачами или пересортицей. Нередко бухгалтер по собственной инициативе или по указанию генерального директора проводит инвентаризацию формально, не утруждаясь пересчитать товар на складе и не собирая комиссию.

Чаще всего это делается для экономии времени. Мы предполагаем, что до поры до времени бухгалтерия не столкнется с проблемами из-за такой «бумажной» работы, но всему свое время.

Рано или поздно организацию посетит выездная налоговая проверка, которая выявит расхождения между реальным положением дел и учетной документацией. В этом случае на организацию будет наложен штраф в размере 10 000 рублей, согласно ст. 120 НК РФ. А за искажение любой строки бухгалтерской отчетности на 10% и более штраф могут наложить на директора или главного бухгалтера лично. Максимальная сумма штрафа — 10 000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

При этом риск того, что выездная налоговая проверка состоится, невелик, да и сумма штрафа для юридического лица небольшая. Другое дело – те затраты, которые организация может понести, если потребуется проводить ревизию. Ревизия будет проведена, если предпроверочный анализ покажет, что компании есть что доначислить. В этом случае придется заплатить не менее 14 млн рублей – это средняя стоимость проверки.

Методы списания производственных материалов в бухучете

С 01.01.2021 учет МПЗ регулируется новым ФСБУ 5/2019 «Запасы» (утвержден приказом Минфина от 15.11.2019 № 180н), ПБУ 5/01 утратило силу.

Эксперты КонсультантПлюс подробно описали алгоритм учета материалов по ФСБУ 5/2019. Оформите пробный доступ к системе и перейдите в Путеводитель. Это бесплатно.

П. 36 ФСБУ 5/2019 (до 01.01.2021 — п. 16 ПБУ 5/01) допускает три варианта списания МПЗ:

• по себестоимости единицы запасов (СЕЗ);
• по средней себестоимости (СРС);
• методом ФИФО.

Выбранный фирмой метод списания необходимо закрепить в учетной политике и применять последовательно из периода в период. В течение года сменить применяемый метод можно только в случае его отмены на законодательном уровне.

Выбор метода списания материально-производственных запасов — важный организационно-учетный момент, поскольку стоимость МПЗ формирует себестоимость готовой продукции и, в конечном счете, влияет на величину прибыли, рассчитанной по нормам бухгалтерского учета.

Каждый способ имеет свои

Ознакомьтесь с примерами расчета средней себестоимости и себестоимости по методу ФИФО в КонсультантПлюс. Доступ к системе можно получить бесплатно в пробном режиме.

Компании, использующие автоматизированные системы учета, создают алгоритмы в зависимости от выбранного метода учета, чтобы автоматизировать процесс списания материалов.

Микропредприятия, применяющие упрощенные методы учета и отчетности, могут списывать материально-производственные запасы (МПЗ) сразу полностью, а не постепенно по мере использования (п. 2 ФСБУ 5/2019, до 01.01.2021 — п. 13.2 ПБУ 5/01).

Пример упрощенного учета затрат на приобретение запасов для микропредприятий доступен в КонсультантПлюс. Оформите бесплатный пробный доступ к системе, чтобы ознакомиться с ним.

Отраслевые особенности списания материалов

Методы списания МПЗ, описанные в предыдущем разделе, применимы для всех компаний, независимо от их отраслевой принадлежности. Тем не менее, отраслевая специфика все же влияет на порядок списания материалов.

Так, у производственных предприятий часто остаются остатки незавершенного производства. С 2021 года незавершенное производство классифицируется как МПЗ и учитывается согласно правилам нового ФСБУ 5/2019 «Запасы». Организовать учет незавершенного производства в соответствии с новым стандартом поможет готовое решение от КонсультантПлюс. Пробный доступ к этому и другим материалам системы предоставляется бесплатно.

Конечно, отраслевые особенности списания МПЗ имеются также в таких отраслях, как строительство и сельское хозяйство.

Для строительства специфическим является разнообразие списываемых материалов и документов, оформляемых при этом.

Для документального обоснования списания материалов в строительстве необходимы следующие документы:

• ежемесячные отчеты о расходе МПЗ в строительстве (в сравнении с нормативным расходом);
• сметы (локальные и объектные) с указанием сметного расхода материалов по видам работ;
• материальные отчеты материально-ответственных лиц (прорабов, мастеров или начальников участков);
• утвержденные руководителем строительной компании производственные нормы расхода основных строительных материалов;
• журналы учета выполненных работ по каждому строительному объекту.

Кроме того, строительная специфика предполагает ежемесячную оценку расхода материалов открытого хранения: щебня, песка, гравия и других сыпучих материалов. Их расход в течение месяца документально не фиксируется, поэтому для определения фактического расхода необходимо проводить инвентаризацию остатков материалов. На основании этой инвентаризации происходит списание МПЗ.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, ознакомьтесь с Типовой ситуацией «Как списать материалы в строительстве». Если доступа нет, оформите бесплатный пробный доступ к системе и изучите рекомендации.

Для списания материалов в сельскохозяйственном предприятии также требуются специфические первичные документы, наряду с общепринятыми, такими как накладные и лимитно-заборные карты.

• акт расхода семян и посадочного материала (составляется агрономами или другими специалистами после окончания сева или посадки культур);
• ведомость учета кормов (ведется для учета ежедневной выдачи кормов на ферме согласно плану кормления животных и утвержденному рациону);
• акт на выбытие животных и птицы (оформляется при падеже, вынужденной прирезке или забое животных).

Однако просто заполнить акт или ведомость недостаточно. Требуется профессиональное обоснование происшествия. К примеру, при падении животных списание их стоимости будет оправданным, если в акте объективно и всесторонне раскрыты причины выбытия животных и обозначен диагноз. Если же животное погибло по вине работника сельскохозяйственного предприятия, его стоимость учитывается как задолженность этого работника (с переоценкой до рыночной стоимости) и взыскивается с него в установленном порядке.

Как отображаются проводки при списании материалов по различным причинам

Списание материалов включает в себя набор документально оформленных операций, в результате которых кредитуется основной счет по учету МПЗ — счет 10 «Материалы». В то же время дебетуются «затратные» счета (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты» и другие), а также счета по учету прочих расходов (91 «Прочие доходы и расходы») и финансовых результатов (99 «Прибыли и убытки»).

Основные проводки по списанию материалов приведены в таблице.

Как списать материалы, непригодные к использованию

Порядок учета сырья и материалов регламентируется ФСБУ 5/2019, где также указаны правила списания запасов с баланса предприятия.

Метод списания зависит от причины выбытия ТМЦ: продажа, безвозмездная передача, утрата в пределах естественных норм или сверхнормативное количество. На порядок списания также влияет наличие виновного лица, которое может быть установлено или отсутствовать.

ФСБУ 5/2019 требует выбрать метод оценки запасов и закрепить его в учетной политике. Этот метод используется при оценке отпуска материалов в производство, продаже и списании. Возможны следующие варианты:

• По себестоимости единицы,
• По средней стоимости,
• По ФИФО.

Среднюю себестоимость можно определять по взвешенной или скользящей оценке. В методе ФИФО используется взвешенная, упрощенная взвешенная и скользящая оценка, подробности можно найти в отдельной рекомендации>>>.

Списание материальных ценностей: документы

Чаще всего порчу или утрату материалов выявляет инвентаризация. Для ее проведения необходимы следующие документы:

• Приказ о создании комиссии,
• Инвентаризационные описи и ведомости,
• Приказ на списание материалов.

Как оформить инвентаризацию и ее результаты — читайте в отдельной рекомендации>>>.

При небольших запасах ТМЦ, когда каждую единицу легко учесть и проверить, можно оформить списание в упрощенном порядке.

Служебная записка на списание материалов

Процедура списания начинается с оформления служебной записки сотрудника, который выявил недостачу. Для этого документа нет унифицированного бланка, его составляют произвольным текстом на имя руководителя.

В тексте указывают, какие именно ТМЦ подлежат списанию и по какой причине: утрата или порча. Также приводятся обстоятельства порчи или утраты, условия обнаружения и ФИО виновного лица, если оно известно.

Комиссия по списанию материалов

Руководитель создает комиссию для выполнения следующих задач:

• Уточнить номенклатуру и количество испорченных или утраченных материалов,
• Определить обстоятельства порчи, утраты,
• Определить виновных лиц,
• Принять решение об уценке или полном списании.

Акт списания материалов

Комиссия составляет документ для списания ТМЦ, его можно оформить различными способами:

• В произвольной форме, разработанной в организации,
• По форме ОКУД 0504230 – акт о списании МПЗ,
• ТОРГ-15 — акт о списании в результате боя, лома, порчи.

Комиссия указывает причину списания материалов в акте, и что именно написать зависит от результатов проверки. Необходимо представить объективные причины, по которым материал стал непригодным, например: «Физический износ и невозможность дальнейшего использования» или «Истечение срока годности и невозможность применения в производстве».

Образец приказа на списание материалов

Списание материалов: проводки

Для корректного отражения списания бухгалтеру нужно определить, произошло ли это в пределах норм естественной убыли или сверх них. После этого составляются следующие проводки:

Инструкция по списанию материалов в 1С: Бухгалтерия версии 8.3

Производственные предприятия используют различные материалы для изготовления продукции. К ним относятся тары, хозяйственное оборудование, топливо, инвентарь и другие компоненты готовых изделий. Когда материалы израсходованы или переданы в производство, их необходимо списать. В программе 1С: Бухгалтерия версии 8.3 это можно сделать достаточно легко.

Формы списания материалов в 1С:

1. Отчет производства за смену.

Форма для списания в тех случаях, когда есть точная информация о материале и его количестве.

1. Передача материалов в эксплуатацию.

Форма для списания специальной одежды, хозяйственного инвентаря и различной оснастки. В данном документе подсчитываются все виды перечисленных предметов на забалансовых счетах.

1. Требование-накладная.

Основная форма для списания материалов, используемая для указания расхода на общехозяйственные, общепроизводственные и коммерческие нужды. Списание материалов, потраченных на выполнение определенных работ или использованных в производстве, также включает заполнение этого документа.

1. Списание товаров.

Форма для указания недостач, которые учитываются на дебетовом счете номер 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Пошаговая инструкция по списанию материалов.

Создание требования-накладной в 1С

Чтобы отправить материалы в производство, нужно открыть одноименное меню (1) и нажать на «Требование-накладная» (2). Появится соответствующее окно.

Нажмите на «Создать» (3), чтобы отобразить поля для ввода информации.

В появившихся полях необходимо указать следующие данные:

• вид операции (4);
• дату списания (5);
• организацию (6);
• склад (7).
• нажать на «Добавить» (8);
• выбрать номенклатуру (9) и количество материала (10).

После этого учетный счет (11) подставляется автоматически программой.

Теперь нужно нажать на гиперссылку «Счет затрат» (12) и выполнить следующие настройки:

• выбрать счет затрат (13);
• указать статью затрат (14);
• указать подразделение (15).

Чтобы отразить списание материала в производстве в программе, нужно нажать «Записать» (16) и «Провести» (17). После этого появятся проводки по списанию материала со счета 41.01. Для их отображения нужно выбрать «ДтКт» (18). Появится соответствующее окно.

В окне проводок видно, что материал списан в дебетовый счет (19) по производственным затратам (20). Получившаяся сумма (21) будет рассчитана согласно выбранному методу в учетной политике.

Оформление отчета производства по смене

Форма «Отчет производства за смену» в программе используется для отображения выпуска продукции. Здесь также можно списывать материалы на производство.

Для формирования отчетности необходимо выполнить следующие действия:

• перейдите в раздел «Производство» (1);
• нажмите на кнопку «Выпуск продукции (Отчеты производства)» (2).

Появится соответствующая форма.

Здесь нужно нажать на кнопку «Создать» и выбрать опцию «Отчет производства за смену».

Откроется форма, в которой необходимо ввести следующие данные:

• компания (4);
• склад (5);
• счет затрат (6);
• подразделение затрат (7).

После этого требуется выполнить следующие действия:

• нажмите на кнопку «Добавить» (8);
• выберите продукцию (9), произведенную за смену;
• укажите количество (10) и группу номенклатуры (11).

Группа номенклатуры является важной частью учета производственного процесса. Она позволяет распределять создаваемую продукцию по основным категориям.

Группу номенклатуры необходимо указывать всегда, как при выпуске продукции, так и при списании затрат на производство. Группа номенклатуры должна совпадать у готового продукта и материала, из которого он произведен, иначе себестоимость будет рассчитана неправильно.

Теперь в закладке «Материалы» (12) выполните следующие действия:

• нажмите на кнопку «Добавить» (13);
• выберите необходимые материалы (14) для списания, указав количество (15);
• выберите статью затрат (16) и группу номенклатуры (17).

Для завершения работы с данной формой нажмите кнопки «Записать» (18) и «Провести» (19).

После этого в учете появятся записи по выпуску продукции и списанию соответствующих материалов. Для просмотра проводок нажмите на кнопку «ДтКт» (20).

• продукция, которая была изготовлена (21), отразится на дебетовом счете 43 «Готовая продукция»;
• материалы (22) будут списаны на производство по дебетовому счету 20.01 «Основное производство».

Таким образом, одна форма служит для создания проводок, выпуска продукции и списания материалов, использованных для её производства.

На этом процесс списания материалов завершён.