Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Ниже будет рассмотрены все эти вопросы, а также будет дана помощь в составлении соответствующего приказа.

ВРИО согласно Трудовому кодексу РФ

В статье 60.2 Трудового Кодекса Российской Федерации говорится о совмещении профессий, увеличении количества возлагаемых трудовых функций, расширении зоны влияния, а также отдельно обсуждаются вопросы, связанные с исполнением обязанностей работника, который временно отсутствует, но не освобожден от работы в соответствии с трудовым договором. Эта статья была введена в Трудовой Кодекс на основании Федерального закона от 30 июня 2006 года № 90-ФЗ.

Согласно статье 151 ТК РФ, работники имеют право соглашаться на дополнительную работу, которая выполняется вместе с основными обязанностями, за дополнительную плату.

Кадровые специалисты обычно понимают ВРИО как выполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями, как по той же, так и по другой должности, и предусматривающие дополнительное вознаграждение в соответствии с подписанным трудовым договором.

Причины для назначения сотрудника на ВРИО

Отсутствие сотрудника на работе, когда требуется временная замена, может быть обусловлено различными причинами:

• различные виды отпуска (ежегодный, декретный, за свой счет, для обучения и т.п.);
• командировка;
• больничный;
• исполнение общественных или государственных обязанностей (участие в избирательной комиссии, присяжный заседатель и т.д.);
• Любые иные обстоятельства, включая неустановленные, приводящие к отсутствию на рабочем месте.

Три необходимых условия для законной замены работника

Для соблюдения законности замены работника необходимо одновременное выполнение трех условий.

1. Наличие письменного соглашения между сторонами. Работодатель не может заменить работника без письменного согласия соответствующего работника (или дополнительного соглашения).
2. Выпуск приказа о замене. Замена должна быть оформлена приказом руководителя организации, выданным в обычном порядке.
3. Назначение доплаты за дополнительный труд. Временная замена должна быть оплачена сверх обычной заработной платы работника, на которого возложены дополнительные обязанности. Величина доплаты не регламентирована законом и может быть определена работодателем по собственному усмотрению в согласии с работником.

Варианты временной замены

Закон о трудовых конфликтах предлагает работодателю несколько вариантов привлечения сотрудника к временному выполнению дополнительных обязанностей.

1. Самостоятельно. Используя собственные ресурсы компании, можно поручить дополнительные трудовые функции согласному и подходящему для этой цели постоянному сотруднику. При этом следует учитывать важный нюанс:
   • если работнику поручили выполнять такие же, но дополнительные обязанности в рамках своей должности, это будет являться расширением зоны обслуживания или увеличением объема работы;
   • если сотрудник берет на себя обязанности, связанные с другой должностью, это будет внутренним совмещением.

Обратите внимание! В обычных ситуациях срок такого перевода в пределах одной организации обычно не превышает годичный период. Однако в случаях, предусмотренных законом, например, при переводе на декретное место, этот срок может быть увеличен.

Убедитесь! Если в трудовом договоре четко указано структурное подразделение, в котором должен работать сотрудник, то перевести его в другое подразделение, даже на ту же самую должность, уже нельзя без его согласия, поскольку меняются условия договора.

Важно помнить! Срок действия такого оговора не может быть неопределенным, в нём необходимо указать либо конкретную дату, когда он завершается, либо обстоятельства его расторжения (обычно указывают «до выхода основного работника»).

ВРИО – это не совместительство!

Существует возможность возникновения путаницы из-за того, что временная замена работника и совместительство имеют одну общую черту — оба эти вида дополнительной загруженности выполняются тем же работником, который при этом должен обязательно выполнять свою основную работу.

• Эти виды дополнительной занятости регулируются разными статьями Трудового Кодекса: совместительство рассматривается в главе 44 ТК РФ, а временная замена — в статье 60.2;
• При совместительстве дополнительные обязанности следует выполнять в свободное от основной работы время, а при временной замене это происходит параллельно в рамках того же рабочего дня или смены;
• Для совместительства необходим новый трудовой договор, а для временной замены достаточно письменного согласия.
• Для прекращения совместительства требуется расторжение соответствующего договора или истечение его срока. В случае временного исполнения обязанностей руководителя организации (ВРИО), возможна отмена в любое время с предупреждением за 3 дня со стороны работодателя или занятого сотрудника.

Как составить приказ на временное исполнение обязанностей руководителя организации (ВРИО)

ВАЖНО! Образец дополнительного соглашения к трудовому договору на временное исполнение обязанностей руководителя организации (ВРИО) от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Особенности формулировок в приказе зависят от выбранного способа замещения. В целом, приказ о временном исполнении обязанностей руководителя организации (ВРИО) обязательно должен содержать следующую информацию:

• названия основной должности и должности, которая принимается в рамках временного исполнения обязанностей;
• сроки выполнения дополнительной работы;
• причину отсутствия замещаемого работника, если она установлена;
• основание для оформления временного исполнения обязанностей (номер заключенного дополнительного соглашения);
• сумму назначенной доплаты;

Пример приказа о временном замещении отсутствующего наемного работника

О поручении дополнительных обязанностей в порядке совмещения должностей

В связи с тем, что старший экономист Зарубина Э.Л. временно отсутствует из-за прохождения дополнительного обучения с отрывом от работы на основании статей 60.2 и 151 ТК РФ

1. Поручить экономисту Рубинштейну О.Д. выполнять дополнительную трудовую функцию на участке Зарубиной Э.Л. во время рабочего дня, в дополнение к его основным обязанностям, определенным трудовым договором, в рамках расширения зоны обслуживания.
2. Установить для Рубинштейна О.Д. дополнительное ежемесячное вознаграждение за выполнение обязанностей в размере 75% оклада Зарубиной Э.Л.

ОСНОВАНИЕ: дополнительное соглашение к трудовому договору от 11.02.2017 с Рубинштейном О.Д. от 10.05.2015 г.

Генеральный директор ООО «Перекресток» /Гумиленко/ Гумиленко Н.П.

С приказом ознакомлены и согласны:

Старший экономист /Зарубина/ Зарубина Э.Л. 12.02.2017

Экономист /Рубинштейн/ Рубинштейн О.Д. 12.02.2017

Что такое ВРИО?

Выполнение работником обязанностей за себя и «за того парня» может быть оформлено тремя способами:

• внутренним совместительством;
• расширением объема работ;
• временным замещением (ст. 60.2 ч.2 ТК РФ).

Если речь идет о замене человека, временно отсутствующего на рабочем месте по той или иной причине, правильно применять последний. Чем он отличается от остальных?

Расширение объема трудовых обязанностей предполагает выполнение сотрудником своих обязанностей в рамках своей должности, но в большем объеме, чем это предусмотрено трудовым договором. Примеры такого предположения могут быть следующими: преподаватели, работающие сверхурочно на 1,5 – 2 ставки; почтальоны и дворники, обслуживающие несколько территорий одновременно и так далее.

Временное исполнение трудовых обязанностей не означает замещение вакантной должности действующим сотрудником. ВРИО (Временно Руководящая Исполнительная Обязанность) назначается только в случае отсутствия основного работника на рабочем месте. Типичный пример: пока директор находится в отпуске, кто-то должен выполнять его обязанности. Задачи, связанные с текущей работой, решение проблем, подписание документов могут быть выполнены заместителем, руководителем подразделения, главным бухгалтером или любым другим сотрудником, назначенным в приказе на временное исполнение обязанностей генерального директора.

При этом заместитель продолжает исполнять и свои основные функции в полном объеме. Если же «кресло руководителя» требует отклонения сотрудника от собственных дел, то это уже не временное замещение, а полноценный, хоть и временный, перевод на другую должность.

Как оформить временную замену?

Для оформления временного замещения предусмотрена определенная процедура:

1. Получить согласие потенциального заместителя. «Навесить» на сотрудника дополнительную работу и ответственность можно только с его согласия. Причем устное согласие в этом случае недостаточно, оно должно быть зафиксировано на бумаге. Обычно это либо заявление от самого работника («Прошу назначить меня временно исполняющим обязанности…»), либо письменное предложение от работодателя, в котором он излагает сроки и условия временного замещения. Форма этого документа не имеет значения и может быть произвольной.
2. Определить стоимость вознаграждения за выполнение обязанностей. Каждая работа должна быть оплачена, включая временную замену коллеги. Во многих случаях временно исполняющие обязанности (ВРИО) не могут ожидать дополнительной оплаты. Например, заместителям директора выполнять обязанности в отсутствие начальника – это прямая обязанность. Старший бухгалтер остается на своем посту, пока начальник отсутствует, без дополнительной оплаты. Это логично, когда обязанность временно замещать работников с аналогичной должностью прописана в трудовом договоре и должностной инструкции. В остальных случаях замена считается работой, которая не предусмотрена трудовым соглашением. Стоимость доплаты не регулируется законодательством и определяется по соглашению между работодателем и работником, например, фиксированной суммой или процентной надбавкой к окладу и т.д.
3. Трудовой договор должен быть заключен на конкретный срок, указанный в приказе.
4. Временно исполняющий обязанности директора должен быть ознакомлен с Уставом компании и согласиться с его условиями.
5. Трудовой договор должен содержать все необходимые условия работы временного директора, включая его обязанности и права.
6. Если во время отсутствия основного директора возникнут вопросы или проблемы, временно исполняющий обязанности директора должен быть готов их решить.

Соглашение с учредителем

Другой вариант назначения временно исполняющего обязанности директора — заключение соглашения с учредителем компании.

В этом случае, учредитель сам выбирает кандидата на должность временного директора и заключает с ним соглашение.

Такой вариант может быть более гибким и подходящим в случаях, когда временный директор должен решать сложные вопросы или принимать важные решения.

Однако, при заключении соглашения с учредителем также необходимо учесть все юридические и организационные нюансы.

Для получения разрешения на прием директором по совместительству директора другой организации необходимо обратиться к собственнику или уполномоченному органу основного работодателя в соответствии со статьей 276 Трудового кодекса РФ.

Также требуется проинформировать ФНС о назначении временного директора и внести изменения в ЕГРЮЛ согласно подпункту «л» пункта 1 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 №129-ФЗ.

Нужно ли устанавливать доплату за исполнение обязанностей директора

Возможность сотруднику исполнять свои трудовые обязанности немыслима без выплаты заработной платы. Подобная ответственность вытекает из положений статьи 133 Трудового кодекса Российской Федерации. Если работник заключает срочный трудовой договор с директором или временно перемещается на другую должность, ему должны быть выплачены не менее минимального размера оплаты труда.

Необходимость доплаты также возникает при внутреннем совмещении должностей. Это предусмотрено статьей 151 Трудового кодекса Российской Федерации. Размер данной доплаты определяется в приказе директора и дополнительном соглашении к трудовому договору.

Требуется ли внесение записи в трудовую книжку

Информация о временном переводе и внутреннем совмещении не регистрируется в печатной трудовой книжке. Подобная процедура не предусмотрена Порядком ведения трудовых книжек согласно Приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 г. № 320н.

Как правильно писать название должности

Рекомендуется руководствоваться пунктом 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который предписывает указывать статус должностного лица в соответствии с приказом, а именно «исполняющий обязанности директора» или «и.о. директора».

Не следует использовать косую черту или предлог «за». Статус лица, подписавшего документ, должен быть понятным и подтверждаться соответствующими документами.

Поскольку ГОСТ имеет характер рекомендации, правила указания должности при подписании документов рекомендуется закрепить во внутреннем положении по делопроизводству.

Как правильно оформить временное исполнение обязанностей (врио)

В организации время от времени возникают ситуации, когда директор или другие сотрудники становятся недоступными из-за болезни, отпуска или командировки. В таких случаях их обязанности приходится выполнять другим работникам. Рассмотрим, как правильно оформить соответствующую документацию и что нужно в ней указывать.

Процедура оформления исполнения обязанностей

На практике используются термины «исполняющий обязанности» (и. о.) и «временно исполняющий обязанности» (врио), однако они отсутствуют в трудовом законодательстве. Эти аббревиатуры и правила их использования применяются в делопроизводстве и упоминаются, например, в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если возникает необходимость исполнять обязанности, Трудовой кодекс предлагает следующее:

Заключить с новым работником срочный трудовой договор до возвращения постоянного сотрудника

Оформить совмещение для штатного сотрудника или поручить выполнение работ отсутствующего

Принять гражданина на работу в качестве временного или постоянного сотрудника. Однако такая работа осуществляется в свободное время, помимо основной занятости.

Процесс оформления временного исполнения обязанностей состоит из следующих этапов:

1. Получение согласия соискателя на исполнение обязанностей, включая возможность написания заявления соискателем.
2. Подписание трудового договора или дополнительного соглашения к нему, а также должностной инструкции.
3. Составление приказа о временном исполнении обязанностей, переводе или передаче полномочий.

В документах необходимо четко указать новые обязанности временного исполнителя. Договор (соглашение) и приказ должны быть подписаны директором и сотрудником.

Временное исполнение обязанностей осуществляется на срок до одного года.

Приказ о назначении временного исполнения обязанностей начальника выглядит следующим образом:

Есть ли разница между понятиями временного исполнения обязанностей и исполнения обязанностей временно?

Врио (временно исполняющий обязанности) применяется, когда директор отсутствует временно и срок его отсутствия известен или приблизительно известен;

И. о. (иное лицо) используется, когда начальник постоянно отсутствует в организации.

Важно учесть, что в соответствии с П. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 запрещается использование косой черты и написание «за» перед названием должности, если документ подписывает другое лицо.

Критерии использования врио и и. о.

При практическом применении сокращения используются следующие правила:

• начальник не уволен, отсутствует определенный период:
  • заболел;
  • ушел в отпуск (ежегодный оплачиваемый, без сохранения зарплаты, учебный);
  • отправился в командировку;
  • исполняет общественные или государственные обязанности (например, в качестве присяжного в судебном заседании);
  • отсутствует по другим причинам.

В таких случаях сотрудник организации будет исполнять полномочия директора, в документах используют сокращение врио.

Как правильно написать сокращение врио и и. о.

Согласно ГОСТу в пункте 5.22, при раскрытии правил написания реквизита «подпись» указывается, что при подписании документов замещающим лицом должно быть указано звание должностного лица в соответствии с распоряжением. Это выглядит следующим образом:

Других правил, касающихся корректного написания сокращений в документах, нет, так что мы обратимся к другим источникам.

Изучив Русский орфографический словарь под редакцией Лопатина В.В., Ивановой О.Е. и получив ответы филологических специалистов на портале Грамота.ру, мы делаем следующие выводы:

1. Сокращение «И. о.» следует писать так:
   • в середине текста — маленькими буквами, разделяя точкой. Также, начальное слово в названии должности начальника пишется с маленькой буквы (например, «и. о. директора»);
   • в начале предложения — первая буква заглавная, остальные — маленькие.
2. Сокращение «Врио» следует писать так:
   • все буквы маленькие, без точек (неправильно: вр. и. о., ВРИО);
   • если сокращение используется в начале предложения, только первая буква пишется заглавной.

В организации рекомендуется выпустить локальный акт (например, инструкцию по делопроизводству), который решит все вопросы и приведет к единому правильному написанию сокращений. В этом акте следует учесть все правила и варианты составления внутренних документов.

• инструкция о правильном оформлении приказа о направлении работника в командировку;
• правильное составление приказа о направлении работника в командировку;
• как составить отчет о проделанной работе.

Документы и разъяснения

Согласно Трудовому кодексу № 197-ФЗ от 30.12.2001

Об авторе этой статьи

Елена Чечеткина, юрист-эксперт, окончила Сибирский федеральный университет по специальности юриспруденция.
Она работает юрисконсультом в госучреждениях уже более 14 лет.

Другие публикации автора

• 2023.12.27 Документы заказчикаВременное исполнение обязанностей (врио): оформляем правильно
• 2022.08.31 Обязанности, связанные с электронной подписью: Какие последствия могут быть за подделку электронной подписи
• Временное исполнение обязанностей директора: процедура назначения и необходимые документы
• Процедура назначения временно исполняющего обязанности директора и оформление соответствующей документации

Для назначения временно исполняющего обязанности директора необходимо следовать порядку, установленному уставом, положением о генеральном директоре или другими внутренними документами организации. В случае отсутствия специального порядка, директор может самостоятельно назначить исполняющего обязанности из числа сотрудников организации посредством приказа или привлечь третье лицо.

• Если вам необходимо полностью заменить директора

Если вы планируете заменить директора на постоянное основе, а не временно исполняющего обязанности, это требует другой процедуры. В таком случае необходимо внести изменения в ЕГРЮЛ, чтобы уведомить налоговые органы о смене директора.

Необходимо произвести изменения в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) путем заполнения формы Р13014. Бланк данной формы можно взять из приказа Федеральной налоговой службы (ФНС) от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@. Новый директор должен подписать эту форму в присутствии нотариуса, который удостоверит подпись (согласно пункту 1.5 Обзора судебной практики по спорам с участием ФНС от 09.04.2020 № 1 (2020)). Закон не требует прикладывать документы к заявлению, однако рекомендуется приложить решение единственного участника.

Для составления заявления о смене директора необходимо использовать специальную форму с номером Р13014. Заявление должно быть подано в налоговую службу в течение семи рабочих дней с даты принятия решения об избрании директора (согласно пункту 5 статьи 5 Закона о государственной регистрации).

Заявление необходимо передать в регистрирующий орган в течение семи рабочих дней. Срок рассчитывается с даты принятия решения о смене директора. Через 5 рабочих дней вы получите уведомление об изменении записи в ЕГРЮЛ на ваш электронный адрес, указанный при регистрации.

Советуем ознакомиться:

1. Уведомление о выезде заграницу: требования для работников и госслужащих
2. Как вернуть стоимость невозвратных авиабилетов
3. Адвокат по грабежам, 161 статья УК РФ
4. Оформление наследственных прав
5. Определение об оставлении без рассмотрения: что это и как оспорить
6. Звонок о заведении дела по подделке документов: как уберечься от мошенников