Я решил обратиться к тебе относительно недавних действий, связанных с [опишите конкретную ситуацию неправильного поступка]. Мне не нравится такое поведение с твоей стороны, и я надеюсь, что ты прекратишь это делать. Нам не нужно привлекать к этому спору наших руководителей, потому что я уверен, что ты осознаешь, что твои действия были неправильными. Поэтому я не буду отправлять копию этого письма ни одному из менеджеров. Однако, если такое поведение повторится в будущем, я без колебаний соберу совещание, чтобы обсудить это открыто.
Необходимо немедленно докладывать о случаях оскорбительного или нечестного поведения на рабочем месте, чтобы пресечь его на зародыше. Важно также информировать о возможной угрозе, которая может привести к привлечению руководства в спорном вопросе, — объясняет Мастерсон. — Большинство коллег, скорее всего, извинятся и признают вашу правоту. Предоставьте им возможность исправить ситуацию самостоятельно, прежде чем обратиться за помощью на более высокий уровень».
Когда нужно информировать команду о совершенной ошибке
К сожалению, я не могу не поделиться дурными новостями о проекте [вставьте сюда название проекта]. Что-то не так, и наши надежды так и остаются невыполненными. В связи с [вставьте сюда краткое заглавие проблемы] мне пришлось замедлиться и проект остановился. Но не все потеряно! Следующие [вставьте сюда шаги по исправлению проблемы] позволят нам вернуться на путь и исправить положение. В школе жизни мы часто учимся на собственных ошибках, поэтому я уверен, что в скором времени мы снова станем на путь к успеху.
Когда вы должны предоставить конструктивную критику коллеге
Связываюсь с тобой, чтобы обсудить твою последнюю работу. Несмотря на то, что ты очень старался – и это, конечно, не осталось без внимания и оценки – нельзя не отметить некоторые проблемы в [опиши здесь рабочие ошибки]. В целях всей команды будет лучше, если мы сосредоточимся на исправлении этой проблемы, чтобы повысить качество твоей работы в [напиши здесь область, требующую улучшений]. Я считаю, что это будет полезно не только для долгосрочных интересов компании, но и для твоего профессионального роста.
Мастерсон подчеркивает важность конструктивного элемента электронного письма. Вместо простого критицизма коллеги, не сопровождаемого предложениями по улучшению, лучше звучать уверенно и намекать, что ситуацию можно исправить. Редакция журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» подготовила обширную коллекцию деловых писем для любых ситуаций. Эксперты предложили образцы с различными реквизитами и формулировками, которые могут быть использованы организацией.
Подборка образцов деловых писем для различных ситуаций
Редакция журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» представляет подборку деловых писем, применимых в любой организации. В ней приведены образцы для разных ситуаций, а также указаны реквизиты и формулировки писем.
Виды писем-просьб и писем-предложений
Существует несколько видов таких писем:
- письмо с просьбой без объяснения и с объяснением
- письмо с несколькими просьбами в тексте
- письмо-заявка
- письмо-запрос
- коммерческий запрос
- письмо-предложение
Письмо-просьба без объяснения. Такое письмо составляется в простых ситуациях, когда не нужно излагать сложную информацию о событиях, давать аргументацию и убедить получателя.
Письмо-коммерческий запрос. В коммерческой деятельности в тексте запроса обычно указывают: наименование товаров или услуг; условия, по которым автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуги; цена и другую информацию.
Необходимость обоснования просьбы заключается в том, чтобы убедить адресата в необходимости действовать так, как вы хотели бы или как это требуется для него.
Если в письме содержится несколько просьб, основную следует сформулировать первой, а затем перечислить все остальные просьбы.
Письмом-заявкой выражается желание принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
Письма-запросы используются для получения официальной информации, документов или материалов.
При написании письма-предложения рекомендуется начинать с самого предложения. Если нужно детализировать предложение, эта информация может быть приведена во второй части письма.
Письма-требования и письма-претензии
Данное корреспонденция составляется, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет неадекватно взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.
Письма-требования и письма-претензии имеют сложную структуру. В таких письмах обязательно нужно изложить условия договоренностей или суть установленных норм; предоставьте ссылки на конкретные нормативные акты или другие документы.
Письмо-требование. Главная цель этого письма — заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в ситуациях, когда он нарушил ранее согласованные договоренности. Письмо-требование помогает решить конфликтную ситуацию во внесудебном порядке.
Письмо-претензия. Претензия подаётся качеству работ или услуг, их количеству, срокам выполнения, нарушению срока платежа.