В отпуск обычно идут по расписанию. Однако если отпуск еще далеко, а сотруднику внезапно необходимо освободиться от работы, он может запросить дополнительный выходной. Вопрос в том, следует ли его предоставить, и как это сделать правильно, мы объясним ниже.
- Разрешение на отгул: выдавать или нет?
- Как правильно утвердить время отдыха
- Возможность использования отгула в качестве части отпуска
- Итоги
Разрешение на отгул: выдавать или нет?
Отгул — это период отдыха, предоставляемый за переработку. Трудовой кодекс РФ определяет четыре случая, когда работник имеет право на отгул:
- работа в выходные или праздничные дни;
- сверхурочная работа;
- донорство с сдачей крови;
- работа по вахтовому методу.
Отгул за отработанные выходные предоставляется в днях и не оплачивается.
- «Работа в выходные дни по Трудовому кодексу (детали)»;
- «Оплата труда в выходные и праздничные дни».
По поводу оплаты сверхурочной работы Трудовой кодекс не устанавливает ничего конкретного. Однако Роструд поясняет, что работодатель может установить свои правила, если они не противоречат закону.
Важно помнить! Если в дни отгула за сверхурочную работу работник заболел, отгулы сохраняются и могут быть перенесены на другой период. Это подтверждается Рострудом.
Доноры имеют право на оплачиваемый отгул за день сдачи крови и после нее, а также на восстановление после процедуры. Этот отгул нельзя заменить денежной компенсацией (см. письмо Минтруда от 25.03.2019 № 14-2/ООГ-2057). Он должен быть предоставлен даже в случае, если работник находится в отпуске, но будет аннулирован, если не используется в течение года.
Процедура оформления отгула для доноров крови была разъяснена экспертами «КонсультантПлюс». Получите бесплатный доступ к правовой системе и найдите готовое решение.
Вахтовикам полагаются отгулы за переработку на смене.
Как правильно оформить отгул
Во-первых, использование отгула должно быть согласовано между работником и работодателем. Несанкционированный отгул может привести к дисциплинарной ответственности, за исключением случаев донорства. Даже если работодатель отказывает в предоставлении отгула, работник имеет право его использовать, и за это его нельзя наказать (ч. 4 ст. 186 ТК РФ, пункт «д» Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Главное, чтобы было подтверждение.
Во-вторых, порядок предоставления отгулов следует прописать в локальных нормативных актах, поскольку Трудовым кодексом это не регулируется. Обычно процедура выглядит так:
- Сотрудник подает заявление на отгул.
- На основании заявления составляется приказ об освобождении от работы.
- День отдыха отмечается в табеле учета рабочего времени. Если используется унифицированная форма Т-12 или Т-13, отгул обозначается буквенным кодом «НВ» или цифровым кодом «28».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте, правильно ли оформлен и оплачен отгул сотруднику. Если нет, получите бесплатный онлайн-доступ к правовой системе.
ВАЖНО! Если у работника есть законное право на отгул, работодатель не может его отказать, иначе он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа до 50 000 рублей (до 70 000 рублей при повторном нарушении).
Возможность использования отгула в качестве части отпуска
Как уже упоминалось, отгул представляет собой отдых, предоставляемый за отработанные дни или часы, или по причине одного из перечисленных событий. Трудовой кодекс РФ не дает возможности взять отгул авансом с последующей отработкой. В случае увольнения сотрудника до отработки установленного времени, это может привести к проблемам.
Что делать? Можно предоставить сотруднику отпуск на один-два дня, но это уже не будет отгулом в том смысле, как это понимает Трудовой кодекс, а либо частью оплачиваемого ежегодного отпуска, либо отпуском за свой счет.
Законодатель разрешает делить отпуск на части. Важно, чтобы хотя бы одна из них составляла не менее 14 календарных дней. Оставшуюся часть можно использовать по своему усмотрению, включая отпуск на один день. Важно не ограничиваться выходными днями.
Шаблон заявления на отпуск за свой счет при семейных обстоятельствах доступен для скачивания на сайте КонсультантПлюс. Используйте бесплатный пробный доступ для этого.
Предоставление отпуска за свой счет обязательно в случае рождения детей, бракосочетания или смерти близких. В остальных случаях необходимо договориться между работником и работодателем.
Отсутствие в списке причин
Законодатель предусмотрел ограниченный перечень оснований для получения отпуска по семейным обстоятельствам, что не всегда отвечает реальным жизненным ситуациям. Например, не предусмотрен отпуск при переезде, первом походе ребенка в школу или необходимости госпитализации члена семьи. В таких случаях необходимо согласование с директором для получения отпуска.
В заявлении следует подробно описать ситуацию, пояснить, что без отпуска на один или несколько дней решить возникшую проблему невозможно. Практика показывает, что многие работодатели идут на встречу своим сотрудникам, что способствует повышению лояльности и мотивации.
Инструкция по составлению заявления
Для составления заявления на отпуск по семейным обстоятельствам необходимо начать с заполнения шапки документа. Укажите данные директора и вашу должность. В документе опишите причину, требующую отпуска, и попросите утвердить отпуск с указанием даты и продолжительности. Подпишите заявление и укажите дату его подачи. После проверки кадровым отделом и согласования с руководством вам сообщат о решении. По возвращении предоставьте необходимые документы.
Инструкция по составлению заявления на отпуск за свой счет на один день
Для получения однодневного отгула необходимо написать соответствующее заявление. Статья содержит рекомендации и образец такого заявления.
Типы отпусков по ТК РФ
Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько видов отпусков, включая ежегодный, дополнительный и без сохранения заработной платы.
Отпуск без сохранения заработной платы также известен как отпуск за свой счет или административный отпуск, предоставляемый работниками.
Примеры отпуска за свой счет на один день Скачать бесплатно
Пример приказа о предоставлении отпуска за свой счет на один календарный день Скачать бесплатно
Включение административного отпуска в график отпусков не является обязательным.
Основания для предоставления отпуска без сохранения определены Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами, коллективными договорами или отраслевыми соглашениями.
Работодатель обязан предоставлять административные отпуска в соответствии с законодательством для указанных категорий лиц:
- ст. 128 ТК РФ
- ст. 173 ТК РФ.
- ст. 174 ТК РФ.
- ст. 286 ТК РФ,
- ст. 263 ТК РФ, если это предусмотрено коллективным договором,
- иных федеральных законов, например Федеральным законом от 12.06.2002 № 67‑ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»
Указанные статьи также устанавливают максимальные сроки отпуска без сохранения в зависимости от основания его предоставления.
Работодатель вправе, но не обязан, предоставлять отпуск за свой счет для всех категорий работников по другим причинам, например, семейным обстоятельствам.
Продолжительность отпуска за свой счет может быть любой по согласованию с работодателем. Однако стоит помнить, что согласно ч. 1 ст. 121 ТК РФ, отпуск без сохранения зарплаты, превышающий 14 дней, не учитывается при расчете трудового стажа, дающего право на основной оплачиваемый отпуск.
Отпуск без сохранения может быть предоставлен работником любой продолжительности, включая один день.
Подсказки для бухгалтера в Системе Главбух
- Как оформить отпуск за свой счет Узнать подробности
- Когда предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты Узнать подробности
- Как отозвать сотрудника из отпуска Узнать подробности
Когда административный отпуск помогает работодателю
Работодатель не вправе направлять работников в административный отпуск по собственной инициативе.
Принуждение к отпуску без сохранения рассматривается как нарушение прав работника и влечет административные санкции согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
Тем не менее, существуют ситуации, когда административный отпуск может помочь работодателю.
Например, если работник подает заявление на увольнение почти в день ухода, не соблюдая уведомительный срок в 14 дней (ст. 80 ТК РФ). Это часто происходит на удаленных рабочих местах, где работник после межвахтового отдыха не желает возвращаться на работу и подает заявление в последний момент.
Можно не соглашаться с таким заявлением и указать срок увольнения с «отработкой».
Однако можно также договориться с работником о расторжении договора до истечения уведомительного срока, что позволяет избежать задержек и штрафных санкций при увольнении.
Увольнение в один день создает дополнительные трудности для ответственных подразделений, учитывая необходимость оформления документации и обязательность окончательного расчета в день увольнения.
Чтобы избежать нарушений сроков и штрафных санкций, можно согласовать с работником предоставление отпуска без сохранения на один день, что позволяет перенести дату увольнения.