Энциклопедия решений. Документальное оформление списания материальных запасов в бюджетной сфере

В повседневной деятельности государственных учреждений регулярно приобретаются, передаются ответственным лицам и списываются с учета различные материальные запасы.

На первый взгляд, оформление таких операций кажется простой и рутинной задачей для бухгалтерии. Однако подходить к этой задаче формально не следует. Напротив, продуманное управление расходованием (списанием) материальных запасов является важным условием эффективного функционирования учреждения в целом.

Важно избегать крайностей при определении порядка списания материальных запасов.

Нельзя списывать любые материальные ценности прямым расходом при выдаче из мест хранения. Например, никто не списывает с учета денежные средства, выданные подотчетному лицу для осуществления различных расходов, без предъявления оправдательных документов. Аналогично, материальные запасы, выдаваемые ответственным лицам из мест хранения, подобны денежным средствам — их еще предстоит использовать для нужд учреждения и подтвердить данный факт должным образом.

Также бывает ситуация, когда должностные лица пытаются отслеживать перемещение даже самых незначительных материальных запасов в режиме реального времени, создавая большое количество документов на незначительные суммы. Такой подход может привести к погружению в поток незначительной документации и упущению действительно важных вопросов.

Как же оптимально организовать списание материальных запасов в госучреждении и обеспечить эффективное использование ресурсов?

Ключ к решению проблемы заключается в разделении всей номенклатуры материальных запасов, используемых в госучреждении, на две большие группы, а также в повсеместном применении нормирования расхода материалов.

Материальные запасы можно разделить на:

1) потребляемые (канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы, продукты питания, строительные и горюче-смазочные материалы и т.п.);

2) непотребляемые (одежда и обувь, постельное белье и принадлежности, составные части компьютеров, такие как клавиатуры и мыши, бензомоторные пилы и т.п.).

Нормирование может применяться как к потребляемым, так и к непотребляемым материальным запасам. Нормы расхода различных материальных ценностей могут быть установлены вышестоящими организациями (учредителями) или разработаны самим учреждением с учетом:

— показателей расходования ресурсов в прошлом;

— требований по экономии материальных и денежных средств (в том числе нормативных);

— объемов расходования материальных ресурсов на аналогичные нужды в других организациях, решающих сопоставимые задачи и т.п.

Внимание

В процессе работы госучреждения могут возникать отклонения от установленных норм расхода материальных запасов (как в большую, так и в меньшую сторону), а также случаи использования ресурсов в соответствии с нормами, но без достижения заданного результата. Эти факты не считаются нарушениями действующего законодательства — соответствующие управленческие решения могут приниматься должностными лицами учреждения только после анализа всех обстоятельств, вызвавших отклонения.

При разработке учетной политики для списания различных материальных запасов государственным учреждением рекомендуется прежде всего учитывать необходимость контроля за сохранностью определенных групп (видов) материальных ценностей и их значимость. Важно понимать, что действующие нормативные правовые акты не содержат четких разграничений между:

— потребляемыми и непотребляемыми материальными запасами;

— имуществом, которое списывается прямым расходом при выдаче из мест хранения, и ценностями, списываемыми с баланса только после оформления дополнительных документов.

Учет предметов на балансе в течение всего срока их эксплуатации позволит учреждению избежать претензий со стороны контролирующих органов. При этом информация, формируемая в бухгалтерском учете, должна быть соразмерна затратам на ее подготовку.

Форма 0504230. Акт о списании материальных запасов

Акт о списании материальных запасов – это официальный первичный документ, оформляемый при выдаче со склада материальных запасов в подразделение организации или для нужд предприятия в целом. Он служит основанием для составления бухгалтерских отчетных документов.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Что может послужить основанием

Для составления акта всегда должно быть основание, поскольку списание материальных запасов требует обоснования.

Например, для строительных материалов, используемых для текущего ремонта, акт списания подтверждается приказом главного директора о проведении ремонтно-отделочных работ в помещении.

Если акт составляется после инвентаризации, то его основанием должны служить результаты инвентаризации, а точнее, документы, полученные в ходе инвентаризации. Также основаниями могут быть:

• требование-накладная;
• лимитно-заборная карта;
• накладная на отпуск на сторону;
• ведомость о выдаче запасов и др.

Сколько экземпляров потребуется

Для удобства рекомендуется иметь минимум три экземпляра акта. Первый экземпляр поступает в бухгалтерию для переноса данных в последующие документы и ссылок. Второй передается комиссии, производящей списание. Третий остается у материально ответственного лица для формирования отчетов.

В каких случаях требуется списание МПЗ в бухгалтерском учете?

В бухгалтерском учете предусмотрены три основных процедуры списания материально-производственных запасов (МПЗ):

• списание МПЗ в производство;
• списание в производство МПЗ, подлежащих особому учету;
• списание запасов в связи с их выбытием.

Эксперты КонсультантПлюс подробно объясняют, как списывать МПЗ по причине их неликвидности или недостачи. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Документальное оформление соответствующих операций осуществляется с помощью специальных актов. Предприятие может разработать свои формы актов, однако часто используются унифицированные формы:

• форма № 0504230;
• форма № 230.

Рассмотрим специфику их применения подробнее.

Учет материалов в бюджетных учреждениях

С 2020 года учет материальных запасов в бюджетных организациях ведется согласно нормам ФСБУ «Запасы». О том, как вести учет в соответствии с новым федеральным стандартом, расскажем в статье.

• Материальные запасы в бюджетном учреждении
• Правила учета материальных запасов
• Бухгалтерский учет материальных запасов в бюджетных учреждениях

Материальные запасы в бюджетных организациях

ФСБУ «Запасы», утвержденный приказом Минфина № 256н от 7 декабря 2018 г., ввел понятие «группа запасов», обозначающее совокупность материальных активов с общими характеристиками.

Разъясним, как по новому стандарту классифицируются материальные запасы и незавершенное производство:

1. Материальные запасы включают:

• материалы;
• товары;
• готовую и биологическую продукцию;
• иные материальные ценности.

2. Незавершенное производство включает расходы на производство готовой продукции, где производственный цикл не завершен, а также на выполнение работ или услуг, которые еще не приняты заказчиком.

Согласно п. 99 Инструкции № 157н, к материалам относятся активы бюджетного учреждения, срок использования которых не превышает 12 месяцев, при этом их стоимость не учитывается.

Определен перечень исключений — материальные ценности, которые считаются МЗ вне зависимости от срока использования. В него входят:

• Постельные принадлежности — одеяла, матрацы, подушки, наволочки, покрывала, простыни и т. п.
• Спецодежда — халаты, костюмы, форменная одежда и обувь, используемые сотрудниками медицинских, образовательных и социальных учреждений.
• Тара для хранения ТМЦ.
• Средства для реабилитации инвалидов — ходунки, инвалидные коляски и пр., предназначенные для соответствующих категорий граждан.
• Продукция для выдачи напрокат — независимо от ее стоимости.
• Специальное оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки.
• Строительные детали и конструкции, готовые к монтажу: элементы зданий и сооружений, оборудование для вентиляционных, отопительных, санитарно-технических и других систем.
• Материальные ценности специального назначения.

Для материальных запасов со сроком службы более 12 месяцев учреждения обязаны установить период полезного использования. Это задача комиссии по поступлению и выбытию НФА.

Нормы нового ФСБУ не распространяются на следующие категории активов:

• книги, хранящиеся в библиотеках;
• финансовые инструменты;
• активы, являющиеся объектами культурного наследия;
• живые организмы, служащие источником биологической продукции, при условии наблюдения за их развитием;
• незавершенное производство, если учреждение выступает подрядчиком.

Для этих материальных ценностей существуют отдельные стандарты бухгалтерского учета.

Сравнение ключевых положений ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и ФСБУ 5/2019 «Запасы» смотрите в таблице от Системы Главбух. Чтобы не упустить важные моменты при учете материалов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции по новым правилам, сверьте с чек-листом по учету запасов.

Правила учета материальных запасов

Бухгалтерский учет запасов ведется методом двойной записи на балансовых счетах. Единица учета определяется организацией самостоятельно и фиксируется в учетной политике. В качестве учетной единицы могут выступать реестровая или номенклатурная единица либо однородная группа МЗ. Например, лечебное учреждение учитывает медицинское оборудование по штукам, а лекарственные препараты — по партиям.

Однородные группы МЗ как единицы учета оптимизируют учетные операции и помогают отслеживать сроки годности таких видов продукции, как лекарства и продукты питания.

Бюджетные учреждения формируют комиссию по поступлению и выбытию МЗ, работающую на постоянной основе. Комиссия определяет:

• срок полезного использования МЗ, которые применяются в деятельности организации свыше 12 месяцев;
• критерии группировки объектов МЗ и НЗП для их аналитического учета;
• методика определения первоначальной стоимости МЗ, которые приобретены организацией, но в данный момент находятся в пути и приняты к учету в оценке, установленной договором;
• порядок расчета затрат на производство различных видов продукции.

Условия отнесения МЗ на конкретный счет аналитического учета определены п. 118 инструкции № 157н. Например, в категорию «Мягкий инвентарь» включают постельное белье, форменную и спецодежду, белье, специальную обувь. В сложных ситуациях, когда нет уверенности в отнесении запасов на тот или иной счет, следует учитывать положения отраслевых нормативных актов и ОКПД 2 (общероссийский классификатор).

Бухгалтерский учет материальных запасов в бюджетных организациях

Для учета МЗ используется синтетический счет 105 «Материальные запасы в бюджетном учреждении». Он состоит из 26 разрядов, но в бухгалтерском учете организации применяют разряды с 18-го по 26-й. Код в разрядах с 22-го по 26-й в номере счета зависит от вида и группы МЗ и характера их перемещения.

Согласно аналитическому коду вида МЗ подразделяются на следующие категории:

• 105 01 — лекарственные препараты и медицинские материалы;
• 105 02 — продукты питания;
• 105 03 — ГСМ;
• 105 04 — строительные материалы;
• 105 05 — мягкий инвентарь;
• 105 06 — прочие МЗ;
• 105 07 — готовая продукция;
• 105 08 — товары;
• 105 09 — наценка на товары.

Схема формирования номера счета для учета материальных запасов в учреждении государственного сектора:

Как заполнять акт о списании материальных запасов (форма 0510460): образец

Акт о списании (форма 0510460) составляется для оформления списания материальных запасов с балансового и забалансового учета, в том числе по следующим причинам:

• истечение срока использования или носки;
• уничтожение запасов;
• недостача, хищение и другие случаи, когда невозможно установить местонахождение;
• результаты инвентаризации.

Акт о списании материальных запасов форма 0510460: пример заполнения

Когда используется форма 0510460

Акт о списании материальных запасов (форма 0510460) включен в перечень электронных первичных документов, указанных в приказе Минфина 61н от 24.12.2022 года. Поправки и дополнения внесены приказом от 07.11.2022 года № 157н. Новая форма применяется при ведении бюджетного и бухгалтерского учета с:

• 01.01.2023 года для централизованных бухгалтерий, получивших по решению Правительства РФ полномочия по ведению учета органов власти и подведомственных им казенных учреждений;
• 01.01.2024 года для остальных государственных и муниципальных учреждений.

Форма ОКУД 0510460. Акт о списании материальных запасов Скачайте бланк в Системе Госфинансы

Акт составляется представителем комиссии по поступлению и выбытию НФА, если прекращение признания МЗ в учете (как на балансовых, так и на забалансовых счетах) происходит по следующим причинам:

• истечение нормативного срока использования (носки);
• потеря необходимых свойств в процессе эксплуатации;
• порча;
• утрата;
• уничтожение или порча в результате чрезвычайных происшествий;
• хищение;
• недостача, выявленная при проведении инвентаризации.

Форма ф. 0510460 для акта о списании материальных запасов не применяется к товарам, биологической продукции при реализации материальных запасов (МЗ). Основой для составления акта о списании МЗ могут быть: данные из других документов, подтверждающих расход материальных запасов или выдачу сувениров, кубков, ценных подарков; акты о результатах инвентаризации (ф. 0510463); решения о прекращении соответствия критериям актива (ф. 0510440); карточки учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097). Для МЗ, которые при списании подлежат утилизации или уничтожению, составляется отдельная форма 0510460.

Ознакомьтесь с рекомендациями в Системе Госфинансы для перехода на электронный документооборот в бухгалтерии. В рекомендациях описано, как перейти на электронные документы, как безопасно подключить сотрудников к ЭДО, подписывать и хранить их подписи:

Как заполнять форму 0510460

В заголовочной части формы 0510460 указываются:

• дата заполнения;
• наименование учреждения, обособленного или структурного подразделения;
• наименование ГРБС или учредителя;
• уровень бюджета;
• коды по Сводному реестру и ОКТМО;
• ФИО и учетный номер ответственного лица;
• местонахождение подлежащих списанию объектов;
• реквизиты (наименование, номер, дата) приказа о создании комиссии;
• сведения о необходимости утилизации.

Форма заполняется в рублях с точностью до второго десятичного знака. Если списанные МЗ нужно уничтожить (утилизировать), в соответствующей строке указывается код «1», если утилизация не требуется, используется код «2».

В содержательной части формы 0510460 находится таблица, состоящая из 16 граф:

1. Код строки – гр.1.
2. Основное и дополнительное наименование объекта – гр.2-3.
3. Идентификатор объекта: номенклатурный номер, артикул, номер партии или паспорта и пр. – гр.4-5.
4. Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения – гр.6-7.
5. Норма расхода – гр.8.
6. Срок нахождения в носке или эксплуатации в месяцах – гр.9.
7. Сведения о фактически израсходованных МЗ (количество, цена, сумма) – гр.10-12.
8. Код и наименование причины списания – гр.13-14.
9. Процент членов комиссии, проголосовавших «за» – гр.15.
10. Решение комиссии по итогу голосования – гр.16.

При списании бланков строгой отчетности в графах 4 и 5 указываются серия и номер документа. Если списывается определенное количество БСО одной серии с последовательной нумерацией, допускается указание первого и последнего номера через разделительный знак «//». В графе 16 ставится отметка «отказать», если решение о списании не принято. Если члены комиссии согласны на списание МЗ, гр.16 не заполняется. В приказе 61н отсутствуют коды возможных причин списания материальных запасов для заполнения графы 13, учреждения должны самостоятельно утвердить их в учетной политике.

В содержательной части ф. 0510460 может быть несколько таблиц. Каждая таблица должна раскрывать информацию об объектах:

• относящихся к определенной аналитической группе: ОЦДИ, прочее движимое имущество;
• числящихся на определенном забалансовом счете: 27 «МЦ, выданные в личное пользование», 07 «Награды, призы, сувениры, ценные подарки» и пр.

К форме 0510460 прилагается лист голосования и при необходимости другие документы-основания. Если акт списания МЗ составляется на основании утвержденной ф. 0510440, голосование не проводится, лист голосования не прилагается и графы 14-16 не заполняются.

Форму 0510460 подписывают члены комиссии простой электронной подписью (ЭП) и председатель квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). В оформляющей части указываются ФИО и должности подписантов, а также контактный телефон ответственного исполнителя. Акт утверждает руководитель учреждения квалифицированной ЭЦП.

Ольга Березина, Главный редактор Системы Госфинансы

В нашем полном архиве электронных форм первичных документов и регистров вы сможете скачать примеры всех необходимых электронных документов и просмотреть видеоинструкции по их правильному заполнению. Мы собрали 35 форм первичных документов и 8 регистров, организованных по соответствующим учетным участкам.

Скачивайте шаблоны документов, без которых невозможно представить работу бухгалтера.

Как создать Акт в системе ГИИС «Электронный бюджет»? Узнайте в системе Госфинансы.

Посмотрите видеоинструкцию по заполнению Акта о списании МЗ (форма 0510460).

Чтобы всегда быть в курсе последних изменений и новостей в сфере бухгалтерского учета и налогообложения, подписывайтесь на наши социальные сети:

Чтобы быть в курсе всех последних изменений и новостей в области бухучета и налогообложения, подписывайтесь на наши социальные сети: